Számlázás automatizálása: Számlázz.hu, Billingo és NAV

A magyar számlázásban három dolog automatizálható jól: a bizonylat kiállítása (rendelés vagy teljesítés után magától készül a számla), a fizetési emlékeztető (lejárt számlánál magától megy a levél), és a kintlévőség-figyelés (mindig látod, ki tartozik és mióta). Mindhárom megoldható a meglévő magyar számlázóddal, mert a Számlázz.hu-nak és a Billingónak is van API-ja, vagyis olyan csatlakozási felülete, amin keresztül egy külső rendszer, például az n8n, kommunikálni tud vele.

Hogyan kapcsolódnak össze a számlázási rendszerek?

Három szereplő van, és fontos érteni, ki mit csinál.

A számlázó (Számlázz.hu, Billingo vagy más). Itt készül a bizonylat, itt élnek a vevőadatok és a fizetési státuszok.

A NAV Online Számla rendszer. A jogszabály szerint jelentendő számlák adatait megfelelő beállítás mellett a számlázód továbbítja ide. Az adatszolgáltatás sikerességét és a hibaüzeneteket ellenőrizni kell; a felelősség az adózóé marad. Amit kevesen tudnak: a rendszer gépi felületén lekérdezhetők a számlaadatok, a partnereid által rólad beküldött bejövő számlaadatok is. A részleteket a NAV fejlesztői dokumentációja írja le (onlineszamla.nav.gov.hu).

Az automatizációs réteg (n8n vagy hasonló). Ez köti össze a számlázót a többi rendszereddel: e-mail, táblázat, CRM, webshop.

A két nagy magyar számlázó API-oldala röviden:

• Számlázz.hu Számla Agent. HTTP-alapú API XML-kérésekkel. Tud számlát, díjbekérőt, előleg- és végszámlát, sztornót, helyesbítőt készíteni. Bármelyik csomag mellett használható, de külön díjas szolgáltatás: havonta, sávosan fizetsz az automatikusan készített bizonylatok darabszáma után. Tesztelni külön tesztfiókkal lehet, éles adat veszélyeztetése nélkül. A pontos díjakat a szamlazz.hu tudástárában találod, mert változhatnak.
• Billingo. REST API-val rendelkezik, az n8n-hez és a Make-hez is vannak kész integrációk. Az API elérhetősége csomagfüggő, ezt a saját előfizetésedben ellenőrizd.

Amit kimondunk, mert fontos: a képességek egy része csomag- és szolgáltatásfüggő. Mielőtt bármit építesz, nézd meg a saját fiókodban, mihez van hozzáférésed, és mennyibe kerül. Ez a lecke a logikát adja, a saját limitjeidet neked kell leellenőrizned.

Mit építesz meg: kintlévőség-figyelő és fizetési emlékeztető

A folyamat:

1. A rendszer minden reggel lekérdezi a számláidat.
2. Kiszűri, amelyik lejárt és nincs kifizetve.
3. Összeírja egy táblázatba: vevő, összeg, hány napja lejárt.
4. A lejárat után adott napokon (például 3., 10., 20. nap) elkészíti a fizetési emlékeztető levelet.
5. Az első hetekben a levél piszkozatként landol nálad, és te küldöd el egy kattintással. Akkor élesítsd, amikor már bízol benne.

Miért éri meg ezzel kezdeni?

Ez pénz, nem kényelem. A kintlévőség nem adminisztrációs téma, hanem pénzforgalom. A legtöbb késve fizető nem rosszindulatú, csak nem prioritás neki, és senki nem szólt időben. Egy rendszeres, udvarias emlékeztető pontosan ezt oldja meg, emberi energia nélkül.

Következetesség. Kézzel az emlékeztetés hangulatfüggő: amikor sok a munka, elmarad. A rendszer nem felejt, nem halogat, és nem kellemetlen neki.

Áttekintés. A reggeli kintlévőség-táblázat önmagában is döntéstámogatás: látod, melyik vevőnél gyűlik a tartozás, mielőtt nagy baj lenne belőle.

Hogyan építsd meg, lépésről lépésre

Az n8n-alapokat itt nem ismételjük, azt az n8n-alapok leckében találod. A lépések:

1. Adatforrás. Két út van. Az egyszerűbb: a számlázódból rendszeresen exportált vagy szinkronizált számlalista egy Google Sheets-táblázatban (több számlázónál van kész integráció vagy összekötő eszköz ehhez). A szebb: közvetlen API-lekérdezés a számlázód felé egy HTTP Request node-dal. Kezdd az egyszerűbbel, az API-s változatra bármikor átállhatsz.

2. Időzítés. Adj hozzá egy időzített indítást, amelyet az n8n felületén „Schedule Trigger” néven találsz, és állítsd munkanapokon reggel hét órára.

3. Szűrés. IF vagy Filter node: fizetési határidő kisebb, mint a mai dátum, és a státusz nem fizetett.

4. Kimutatás. A találatok kerüljenek egy Google-táblázatba a vevő nevével, a számlaszámmal, az összeggel és a késedelem napjaival. Emellett kapj rövid összefoglaló üzenetet a lejárt számlák számáról és teljes értékéről.

5. Emlékeztető készítése. A 3, 10 és 20 napja lejárt számlákhoz a rendszer elkészíti a levelet a sablonodból (vevő neve, számlaszám, összeg, határidő behelyettesítve), és piszkozatként menti a leveleződbe. A hangnem fokozatosan keményedik: az első baráti, a harmadik már határidőt kér.

6. Párhuzamos futás. Az első 2-3 hétben minden piszkozatot te nézel át és te küldesz. Amikor a rendszer hibátlanul dolgozik, dönthetsz úgy, hogy az első emlékeztetőt automatikusan küldi, a többit továbbra is te hagyod jóvá.

Mire figyelj

• A számla pénzügyi dokumentum. Kiállítást, sztornót, helyesbítést csak akkor automatizálj, amikor a folyamat már bizonyított. Az emlékeztető alacsony kockázatú, ezért ez az első lépés, nem a kiállítás.
• Részteljesítés és egyedi megállapodás. Ha egy vevővel részletfizetésben egyeztél meg, a rendszer erről nem tud. Kell egy kivétellista, amit a munkafolyamat figyelembe vesz.
• Költség. A Számla Agent darabszámalapú díja kis volumen mellett elhanyagolható, nagy volumen mellett tervezendő tétel. Számold ki előre.
• Adatvédelem. A vevőadat személyes adat is lehet. A munkafolyamatban csak az menjen át, ami a feladathoz kell.

Gyakori kérdések

Jogszerű automatikusan számlázni?

Igen, a webshopok tömegesen így működnek. A számlázó elvégezheti az automatikus adatszolgáltatást, de a beállítások és a sikeres beküldés ellenőrzése az adózó felelőssége.

Mi van, ha a rendszer rossz számlát állít ki?

Ugyanaz, mint kézi hibánál: sztornó vagy helyesbítő számla. Pont ezért indulunk emlékeztetővel és párhuzamos futással, nem éles kiállítással.

Számlázz.hu vagy Billingo?

Automatizálás szempontjából mindkettő alkalmas. Ha már van fiókod valamelyiknél, maradj ott: a váltás költsége nagyobb, mint a két API közti különbség.

Kell hozzá fejlesztő?

A táblázatalapú kintlévőség-figyelőhöz nem. A közvetlen API-integrációhoz és a számlakiállítás automatizálásához már jól jön, vagy legalább egy alapos tesztidőszak.

Innen folytasd

A kintlévőség-figyelő után az e-mailes utánkövetés következik. A következő leckében automatikus visszaigazolást, piszkozatként előkészített válaszokat és következetes utánkövetési rendet állítasz össze.

Ha ezt a saját cégedben szeretnéd bevezetni, nézd meg a szolgáltatásokat, vagy kérj egy ingyenes AI-konzultációt.