n8n-alapok: építsd meg az első munkafolyamatodat

Az n8n egy vizuális automatizálási eszköz. Összekötheted vele például a levelezést, a táblázatokat, a számlázót és az ügyfélkezelő rendszert, majd lépésről lépésre meghatározhatod, mi történjen egy adott esemény után. Az alapfolyamatok a vizuális szerkesztőben, programozás nélkül is felépíthetők, de szükség esetén saját kóddal is bővíthetők.

Hogyan működik az n8n?

Három alapfogalmat kell ismerned. A magyar kifejezés mellett azért szerepel az angol név is, mert az n8n felületén ezekkel találkozol.

Munkafolyamat (workflow). Egy automatizált folyamat az elejétől a végéig. Például: ha ajánlatkérés érkezik e-mailben, kerüljön be egy táblázatba, te pedig kapj róla értesítést.

Lépés (node). A munkafolyamat egy építőeleme. Az egyik lépés figyeli a Gmailt, a másik adatot ír a táblázatba, a harmadik értesítést küld. A felületen ezeket vonalakkal kapcsolod össze.

Kiváltó esemény (trigger). Ettől indul el a munkafolyamat. Lehet egy beérkező e-mail, egy új táblázatsor, egy kitöltött űrlap vagy egy előre beállított időpont.

Amikor a munkafolyamat lefut, azt futásnak hívja a rendszer. Minden futásról naplót látsz: mi jött be, mi ment ki, hol akadt el. Ez a napló az, amitől az n8n-ben meg lehet bízni. Nem hiszed, hanem látod, mi történt.

Miben más, mint a Zapier vagy a Make?

Három dologban, és cégvezetőként a harmadik a legfontosabb.

Árazás. A Zapier a díjköteles, sikeresen végrehajtott feladatokat számolja; a kiváltó esemény és több beépített szűrőlépés nem fogyaszt feladatkeretet. Az n8n felhős csomagjainál a munkafolyamat-futtatások száma az alap, nem az egy futáson belüli lépéseké. Az eltérő elszámolás miatt a saját folyamatod várható havi használatával hasonlítsd össze a csomagokat.

Bővíthetőség. Az n8n-ben elágazás, ismétlés, saját kódlépés és AI-t használó lépés is készíthető, ezért az egyszerű kezdőfolyamat később továbbépíthető.

Saját szerveres működés (self-hosting). Az n8n közösségi változatát a saját szervereden is futtathatod. Ilyenkor te felügyeled az automatizálási motort és annak tárolt adatait; a bekötött külső szolgáltatások adatkezelését ettől még külön ellenőrizni kell. A felhős, vagyis Cloud-változat előfizetéses. Az aktuális árat mindig az n8n hivatalos árlistáján nézd meg.

Kezdésnek a Cloud a jó döntés: 2 perc alatt fiókod van, és nem kell szerverrel foglalkoznod. Saját szerverre akkor válts, ha már tudod, hogy sokat fogsz automatizálni, vagy az adat nem hagyhatja el a céget.

Gyakorlati feladat

Építs egy ajánlatkérés-gyűjtőt. Ez lesz a folyamat:

1. Beérkezik egy e-mail a céges címre.
2. A rendszer eldönti, ajánlatkérés-e.
3. Ha igen: a feladó, a dátum, a tárgy és a levél szövege bekerül egy Google Sheets táblázatba.
4. Te kapsz egy értesítést, hogy új érdeklődő van.

Azért ezzel kezdünk, mert szinte minden cégnél előfordul ez a probléma, az eredmény rögtön látható, és közben minden alapfogalmat használsz: kiváltó esemény, lépés, elágazás és futás. Az n8n felületén ezek közül az első kettőt a „trigger” és a „node” névvel látod majd.

Miért éri meg ezzel kezdeni?

Válaszidő. Az érdeklődő általában több cégnek ír egyszerre. Aki elsőként reagál érdemben, előnyből indul. Ha a kérés percen belül táblázatban van, és te tudsz róla, nem csúszik napokat.

Idő. Ha naponta 20 percet visz el a levelek átnézése és kimásolása, az évi kb. 250 munkanappal számolva nagyjából 80 óra. Két teljes munkahét, amit egy fél óra alatt megépített rendszer vesz le rólad.

Újra felhasználható minta. Ugyanez a szerkezet (kiváltó esemény, feldolgozás, rögzítés, értesítés) működteti majd a fizetési emlékeztetőt, az utánkövetést és a heti kimutatást is.

Hogyan építsd meg, lépésről lépésre

1. Fiók. Menj az n8n.io oldalra, és indíts egy Cloud-fiókot (van ingyenes próbaidőszak). Ha inkább saját gépen vagy szerveren futtatnád, a hivatalos Docker-parancs a dokumentációból:

docker run -it --rm --name n8n -p 5678:5678 -v n8n_data:/home/node/.n8n docker.n8n.io/n8nio/n8n

2. Új munkafolyamat és kiváltó esemény. Hozz létre egy új munkafolyamatot („workflow”), majd add hozzá a „Gmail Trigger” nevű lépést. Az n8n végigvezet a Google-fiók engedélyezésén. Állítsd be, hogy minden új beérkező levélnél fusson.

3. Szűrés. Adj hozzá egy „IF” nevű feltételes lépést. A feltétel azt vizsgálja, hogy a tárgy vagy a levél szövege tartalmazza-e az „ajánlat”, „árajánlat” vagy „érdeklőd” szórészletet. Ez egyszerű szűrő, de az első változathoz elég.

4. Rögzítés. Az igaz ágra tegyél egy „Google Sheets” lépést, és válaszd az „Append Row” műveletet. Előtte készíts táblázatot dátum, feladó, tárgy és szöveg oszlopokkal, majd párosítsd hozzájuk az e-mail megfelelő mezőit.

5. Értesítés. Utolsó lépésként egy Gmail „Send” vagy egy Slack-lépés küldjön neked üzenetet az új ajánlatkérés feladójával és tárgyával.

6. Próba. Küldj magadnak egy tesztlevelet „árajánlatkérés” tárggyal. A futási naplóban ellenőrizd, hogy minden lépés sikeresen lefutott-e, és a megfelelő adatok kerültek-e a táblázatba.

7. Élesítés, párhuzamosan. Kapcsold aktívra a munkafolyamatot, de az első 1-2 hétben végezd el a feladatot a korábbi módon is. Naponta egyszer ellenőrizd, hogy jól szűrt-e: nem hagyott-e ki valódi kérést, és nem vett-e fel téves találatot. Amikor 10 futás egymás után hibátlan, elhagyhatod a kézi lépést.

Mire figyelj

• Ne éles ügyféladaton tesztelj. Először saját teszt-e-mailekkel dolgozz.
• Állíts be hibaértesítést. Az „Error Trigger” nevű kiváltó eseménnyel külön munkafolyamat jelezheti, ha valami hibára fut. Enélkül a rendszer csendben leállhat.
• A hitelesítéseket kezeld jelszóként. A bekötött Google-fiók hozzáférése pontosan annyit ér, mint a jelszavad.

Gyakori kérdések

Ingyenes az n8n?

A saját szerveren futó közösségi változat igen. A felhős változat előfizetéses, próbaidőszakkal.

Kell hozzá programozni?

Az itt leírt munkafolyamathoz nem. Később egy-egy Code node hasznos lehet, de nem feltétel.

Biztonságos céges adattal?

Saját szerver esetén nagyobb ellenőrzésed van a tárolás felett, de a bekötött szolgáltatások továbbra is kezelhetnek adatot. Felhős használatnál olvasd el az adatkezelési feltételeket, és mindkét esetben csak a szükséges adatot add át.

Mennyi idő megtanulni?

Az első munkafolyamat fél-egy óra. A magabiztos szint 2-3 hét, ha hetente egy-két valós feladatot megépítesz.

Innen folytasd

Az első szabályalapú munkafolyamat után a következő leckében AI-alapú osztályozással egészíted ki a rendszert. Közben rögzített kimenetet, bizonytalansági ágat, hibaágat és naplózást is beállítasz.

Ha ezt a saját cégedben szeretnéd bevezetni, nézd meg a szolgáltatásokat, vagy kérj egy ingyenes AI-konzultációt.