Évi 468 megtakarított óra egy hét alatt megépített automatizmusból
A kiindulási helyzet
A SEOKLIKK egy magyar SEO-ügynökség, ahol a cél az volt, hogy hosszú távon akár 50 ügyfelet is ki tudjanak szolgálni ugyanazzal a hatfős csapattal.
Ehhez a legtöbb szükséges rendszer már megvolt. A probléma nem az eszközök hiánya volt, hanem az, hogy nem működtek igazán együtt. Emiatt rengeteg idő ment el olyan feladatokra, amelyeket továbbra is kézzel kellett elvégezni.
A csapat az Asanát használta projektkezelésre, a MiniCRM-et az ügyféladatok kezelésére, a Google Drive és a Google Sheets szolgáltak a dokumentumok tárolására, míg a Zapier és a DocuSign különböző folyamatokat támogatott.
Ezek külön-külön jól működtek, de nem volt közöttük valódi kapcsolat. Emiatt ugyanazokat az adatokat több helyen is kezelni kellett. A MiniCRM technikai korlátai például több ponton is akadályt jelentettek, így folyamatosan maradtak olyan feladatok, amelyeket a csapatnak kézzel kellett elvégeznie.
Egy alkalommal a DocuSign hozzáférése is lejárt. Emiatt egy fontos folyamat napokra megállt, a szerződéseket pedig addig ismét manuálisan kellett kiküldeni.
Korábban megpróbálták saját erőből megoldani a problémát. Több hónapon keresztül fejlesztettek egy belső rendszert öt különböző portállal, de a projekt végül nem jutott el odáig, hogy a napi működésben is használható legyen.
Nem volt mögötte adatbázis, nem kapcsolódott a már használt alkalmazásokhoz, és valós adatokat sem kezelt. Hiába ment bele több hónapnyi fejlesztés, végül nem született belőle működő megoldás.
Miért nem rendszerfejlesztéssel kezdtünk
A közös munka elején ezért nem az volt a cél, hogy rögtön építsünk egy újabb nagy rendszert.
Először inkább kerestünk egy olyan ismétlődő feladatot, amelyen belátható időn belül látszik, hogy van-e értelme ennek az iránynak.
Így jutottunk el a cikkekhez tartozó képek kezeléséhez.
Minden egyes publikációnál újra végig kellett menni ugyanazon a folyamaton: megkeresni a megfelelő képeket, letölteni őket, majd rendszerezni és a megfelelő helyre rakni. Egyetlen cikknél ez nem tűnik óriási feladatnak, de rendszeresen ismételve már jelentős mennyiségű időt vitt el.
Ez lett az első folyamat, amit automatizáltunk.
Az első automatizmus
Az első automatizmus mindössze hét nap alatt elkészült.
A rendszer automatikusan elkészítette a szükséges kereséseket a cikk témájához, letöltötte a megfelelő képeket, majd a hozzájuk tartozó mappákba rendezte őket.
Ezzel egyetlen automatizmus heti kilenc óra manuális munkát váltott ki.
Ez éves szinten 468 megtakarított óra, vagyis nagyjából 58 teljes munkanap.
És mindezt egy olyan automatizmus hozta, amely hét nap alatt elkészült.
Amire ezután épült
Miután az első automatizmus bevált, lehetett továbbmenni.
Elkészült egy automatikus cikkszámláló, sikerült megoldani a MiniCRM korábbi technikai korlátait, majd létrejött egy hibaértesítő rendszer is, amely azonnal jelzi, ha valamelyik integráció leáll.
Ezekre az alapokra épült később az AI OS.
A Supabase és a Next.js segítségével létrehozott rendszer összeköti a vállalat meglévő rendszereit úgy, hogy közben a csapatnak nem kell lecserélnie azokat az eszközöket és munkafolyamatokat, amelyeket már megszokott.
A tanulság
A SEOKLIKK történetéből számomra az egyik legfontosabb tanulság, hogy egy vállalkozás problémájára nem feltétlenül egy újabb szoftver a megoldás.
Sokszor már minden szükséges eszköz ott van a cégben. Csak éppen külön működnek, az információk több helyen vannak, a közöttük lévő réseket pedig emberek töltik ki manuális munkával.
Ilyenkor nem feltétlenül egy új rendszer felépítésével érdemes kezdeni.
Sokkal többet érhet egy jól kiválasztott első automatizmus, amely gyorsan időt szabadít fel, és egyértelműen megmutatja, hogy mire érdemes tovább építeni.
A SEOKLIKK esetében ez az első lépés hét nap alatt elkészült, és önmagában évi 468 óra munkát váltott ki.