Zapier vagy Make? Melyik segíti a növekedést?

Egy új érdeklődő kitölti az űrlapot, a kolléga pedig átmásolja az adatokat a CRM-be, értesíti az értékesítőt, létrehoz egy feladatot, majd egy táblázatban is rögzíti az ügyet. Ez napi néhány percnek tűnik, de havi több tucat leadnél már könnyen heti 5-9 óra szétszórt adminisztrációvá válik. Ilyenkor nem az a valódi kérdés, hogy Zapier vagy Make, hanem az, hogy melyik eszköz építhető be úgy a működésbe, hogy a csapat valóban használja is.

Mindkét platform rendszereket köt össze, adatokat mozgat és ismétlődő lépéseket vesz le a kollégák válláról. A különbség ott válik üzletileg jelentőssé, amikor a folyamat már nem egyetlen értesítésből áll, hanem több rendszer, eltérő adatformátumok, jóváhagyások és kivételek is megjelennek benne.

Mit kell eldönteni a Zapier vagy Make kérdés előtt?

Sok cég túl korán választ platformot. Lát egy bemutatót, összeköt két alkalmazást, majd néhány hét múlva kiderül, hogy az automatizmus nem kezeli a hiányos adatokat, duplikálja a rekordokat, vagy senki sem tudja, mit kell tenni hiba esetén. Ilyenkor nem feltétlenül az eszköz rossz. A folyamatot nem tervezték meg eléggé.

Vezetőként először azt érdemes tisztázni, mi a folyamat üzleti célja. Kevesebb manuális adatbevitelre van szükség? Gyorsabban kell reagálni az érdeklődőkre? Átláthatóbbá kell tenni, hol akadnak el az ajánlatok? Vagy azt szeretnék, hogy a pénzügyi, értékesítési és ügyfélkezelési rendszerek végre ugyanazokkal az adatokkal dolgozzanak?

Egy jó automatizáció nem attól értékes, hogy sok alkalmazást kapcsol össze. Attól az, hogy egyértelmű felelősséget, kevesebb hibát és mérhetően rövidebb átfutási időt teremt. Ha egy folyamat eleve rendezetlen, az automatizálás csak gyorsabban viszi tovább a rendezetlenséget.

Mikor jó választás a Zapier?

A Zapier jellemzően azoknak a csapatoknak kényelmes, amelyek gyorsan szeretnének egyszerű, jól körülhatárolható automatizmusokat elindítani. Erőssége a könnyen érthető felület és az, hogy sok ismert üzleti alkalmazás között kínál kész kapcsolatokat.

Tipikus példa, amikor egy új űrlapkitöltés után automatikusan létrejön egy kontakt a CRM-ben, értesítés érkezik a megfelelő értékesítőnek, és feladat kerül a naptárba vagy a projektkezelőbe. Ezeknél a folyamatoknál a gyors bevezetés gyakran fontosabb, mint a részletes technikai testreszabás.

A Zapier akkor is jó irány lehet, ha a csapatnak szüksége van arra, hogy bizonyos kisebb automatizmusokat később maga is módosítson. A használhatóság azonban nem helyettesíti a folyamatgazdát. Valakinek továbbra is tudnia kell, mi történik, ha egy adat hiányzik, egy rendszer átmenetileg nem elérhető, vagy az értékesítő már meglévő ügyfélként kapja meg ugyanazt a leadet.

A korlát általában akkor látszik meg, amikor sok elágazás, összetett adatátalakítás vagy nagyobb mennyiségű művelet kerül a folyamatba. Ilyenkor a kezdetben egyszerűnek tűnő megoldás költségesebbé és nehezebben átláthatóvá válhat. Nem minden cégnek probléma ez, de növekvő működésnél érdemes előre számolni vele.

Mikor erősebb választás a Make?

A Make általában akkor mutatja meg az előnyét, amikor az automatizáció több, egymásra épülő üzleti szabályt kezel. Vizuálisan lehet benne felépíteni a folyamatot: honnan jön az adat, milyen ellenőrzésen megy át, milyen esetekben merre folytatódik, és hova kerül végül.

Ez különösen hasznos lehet olyan helyzetekben, amikor az érdeklődő adatait több forrásból kell összevetni, az ajánlatkérés típusától függően más értékesítőhöz kell rendelni, vagy egy dokumentum adataiból több rendszerben kell rekordot létrehozni. A Make nagyobb mozgásteret ad az adatok szűrésére, átalakítására és összetettebb logikák kezelésére.

Cserébe több tervezést és technikai fegyelmet kér. Egy rosszul dokumentált Make-folyamat később könnyen olyan rendszerré válik, amelyhez senki sem mer hozzányúlni. Ezért nem elég, ha a fejlesztés elkészül: szükség van elnevezési szabályokra, hibaértesítésekre, tesztelésre, hozzáférési rendre és arra is, hogy a csapat tudja, mit lát a rendszerben.

A Make jó választás lehet, ha a vállalkozás nem csak egy-egy feladatot akar automatizálni, hanem a meglévő rendszerei között szeretne tartós működési infrastruktúrát kialakítani. Nem azért, mert technikailag látványosabb, hanem mert az összetettebb folyamatokat is képes egy helyen kezelhetővé tenni.

Zapier vagy Make: nem az árlista dönti el

A platformdíj fontos, de félrevezető, ha önmagában hasonlítják össze. A tényleges költséget az is alakítja, hány művelet fut le, mennyi adatot kell feldolgozni, milyen gyakran indul a folyamat, és mennyi időt visz el a hibák javítása. Egy olcsón induló automatizmus drága lehet, ha hetente kétszer manuálisan kell menteni vagy ellenőrizni.

Érdemes a teljes üzleti képet nézni. Ha egy értékesítő heti három órát tölt leadek másolásával és státuszok frissítésével, az éves szinten több mint 150 óra. Ha egy több szereplős adminisztratív folyamat csapatonként heti 9 órát vesz el, az évente 468 óra. Egy jól felépített automatizáció nem minden esetben vált ki teljes feladatokat, de jelentősen csökkentheti a felesleges átkattintást, keresgélést és hibajavítást.

A döntésnél azt is vizsgálják meg, milyen rendszereket használnak már. CRM, számlázó, projektkezelő, űrlap, ügyfélszolgálati rendszer, táblázatok, belső adatbázisok: ezek közül melyik az adat forrása, és melyik az a rendszer, amelynek végül hiteles adatot kell tartalmaznia? Ha ez nem tiszta, az automatizáció párhuzamos adatkezelést termelhet ahelyett, hogy megszüntetné azt.

Négy gyakori helyzet és a praktikus választás

Ha gyorsan kell elindítani néhány egyszerű, kevés kivételt kezelő folyamatot, a Zapier általában kényelmesebb kezdés. Ha többféle üzleti szabály, adattisztítás és rendszerközi logika szükséges, a Make rendszerint jobb alapot ad.

Ha a cégnek nincs belső technikai embere, egyik platform sem jelent automatikusan kockázatot, de a dokumentáció és az oktatás nem maradhat el. A vezetőnek nem kell automatizációs szakértővé válnia. Azt viszont tudnia kell, mely folyamatok futnak automatikusan, ki a gazdájuk, és milyen üzleti eredményt várnak tőlük.

Ha az adatok jelenleg táblázatokban, e-mailekben és több különálló szoftverben élnek, előbb az adatstruktúrát kell rendbe tenni. Nem szükséges rögtön rendszert cserélni. Gyakran a meglévő eszközök összekötése hozza a leggyorsabb eredményt, feltéve, hogy tisztázott, melyik rendszer milyen adatért felel.

Ha pedig érzékeny ügyfél- vagy pénzügyi adatokat kezelnek, az adatbiztonságot már a tervezéskor be kell építeni. Csak a szükséges adat mozogjon, a hozzáférések legyenek szerepkörhöz kötve, és legyen világos, hol tárolódnak a folyamat naplói. Ez nem lassítja a fejlesztést, hanem megakadályozza, hogy a gyors megoldás később kockázattá váljon.

A jó döntés egy működő folyamattal kezdődik

A Zapier és a Make is eszköz. Egyik sem helyettesíti azt a munkát, amelyben feltérképezik az ismétlődő feladatokat, kijelölik a prioritásokat, és először ott avatkoznak be, ahol a legtöbb idő vagy bevétel vész el. A Sidekick Automations szemléletében ezért nem egy platformmal indul a közös munka, hanem azzal, hogy megértjük, hol akad el a napi működés.

A jó első projekt általában nem a leglátványosabb. Inkább egy olyan folyamat, amely gyakran ismétlődik, egyértelmű szabályok mentén működik, és rövid időn belül érezhető terhet vesz le a csapatról. Ha ez stabilan működik, a következő automatizációról már nem feltételezések, hanem saját tapasztalat és mérhető eredmények alapján lehet dönteni.