Hogyan automatizáljuk a szerződéses határidőket?

Egy fontos ügyfélszerződés nem azért hosszabbodik meg, mert a cég jól szolgáltat, hanem mert valaki időben észrevette a 60 napos felmondási határidőt. Ha ez az információ egy kolléga fejében, egy naptárbejegyzésben vagy egy ritkán megnyitott Excelben él, a működés kiszolgáltatottá válik. A kérdés ezért nem pusztán az, hogyan automatizáljuk a szerződéses határidőket, hanem az, hogyan tesszük a szerződéses adatokat vezetői szinten láthatóvá és üzletileg használhatóvá.

Egy lejáró szerződés, egy automatikusan megújuló szolgáltatás vagy egy elmulasztott indexálási lehetőség közvetlenül hat a bevételre, a költségekre és az ügyfélkapcsolatra. Mégis sok magyar kkv-nál a szerződéskezelés akkor kerül elő, amikor már sürgős. Ezen nem egy újabb alkalmazás bevezetése változtat a legtöbbet, hanem egy olyan rendszer, amely a meglévő eszközökből dolgozik, és a megfelelő embernek a megfelelő időben ad feladatot.

Miért buknak el a kézi határidő-nyilvántartások?

A legtöbb cégnek van valamilyen nyilvántartása. Egy Excel-tábla, egy megosztott mappa, egy CRM-mező vagy egy pénzügyes kolléga saját listája. A gond nem az, hogy ezek önmagukban használhatatlanok. A gond az, hogy az adat, a felelősség és a következő teendő gyakran három külön helyen van.

Például az aláírt szerződés PDF-ben érkezik meg e-mailben, majd valaki kézzel rögzíti a lejárat dátumát egy táblázatban. A szerződésben szereplő értesítési idő már nem kerül be, a kapcsolattartó adatai a CRM-ben maradnak, a számlázási feltételeket pedig a pénzügy kezeli egy másik rendszerben. Amikor közeleg a határidő, nemcsak emlékeztető kellene: döntést kell hozni arról, hogy hosszabbítunk, újratárgyalunk, felmondunk vagy módosítjuk a feltételeket.

Egy egyszerű naptárértesítés ezt nem oldja meg. Jelezhet ugyan 30 nappal a lejárat előtt, de nem tudja, melyik szerződés mekkora éves értéket képvisel, ki a szerződés gazdája, nyitott-e már tárgyalás az ügyféllel, vagy milyen jóváhagyás szükséges a döntéshez.

A szerződéses határidők automatizálása valójában döntési folyamat

Jól felépítve az automatizáció nem csak figyelmeztet. Láncba rendezi az eseményeket: az új szerződés bekerül a rendszerbe, a kulcsadatok strukturált formában elérhetők, a rendszer kiszámolja a kritikus dátumokat, majd a megfelelő kollégák feladatot és értesítést kapnak.

Ez lehet hosszabbítási határidő, felmondási idő, árváltozás, kötelező felülvizsgálat, teljesítési mérföldkő vagy biztosítási dokumentum megújítása. Az automatizáció értéke attól függ, hogy ezekhez milyen üzleti szabályokat kapcsolunk.

Egy alacsony értékű, standard beszállítói szerződésnél lehet elég egy e-mail a felelősnek 30 nappal a lejárat előtt. Egy kiemelt ügyfélnél viszont a rendszernek már 120 nappal korábban jeleznie kellhet a sales vezetőnek, létre kell hoznia egy CRM-feladatot, és értesítenie kell a pénzügyet, ha az új időszak számlázása előkészítést igényel. Nem minden határidő egyformán kockázatos, ezért nem mindenhez kell azonos automatizmus.

Hogyan automatizáljuk a szerződéses határidőket lépésről lépésre?

1. Először a kritikus szerződéstípusokat válasszuk ki

Nem érdemes minden régi dokumentumot az első körben tökéletesen feldolgozni. A gyors megtérülést általában azok a szerződések adják, amelyek ismétlődő bevételt, jelentős költséget vagy komoly jogi-üzleti kockázatot hordoznak. Ilyenek lehetnek a kulcsügyfelek keretszerződései, a szoftver-előfizetések, a bérleti megállapodások és a stratégiai beszállítói szerződések.

A jó kezdő kérdés nem az, hogy hány szerződésünk van. Inkább az: melyik elmulasztott határidő kerülne a legtöbbe a következő 12 hónapban? Ebből gyorsan látszik, hol érdemes kezdeni.

2. Határozzuk meg, milyen adat kell a döntéshez

A lejárati dátum önmagában kevés. Egy működő nyilvántartásban általában szerepel a szerződő partner, a szerződés típusa, a kezdő és záró dátum, a felmondási vagy hosszabbítási értesítési idő, a szerződés értéke, a belső tulajdonos, valamint a kapcsolódó ügyfél- vagy beszállítói rekord.

Ezen a ponton gyakran derül ki, hogy a céges adatok hiányosak vagy eltérő formában szerepelnek. Ez nem ok arra, hogy a projekt megálljon. A hiányos adatok kezelhetők úgy is, hogy a rendszer megjelöli a tisztázandó szerződéseket, és fokozatosan épül fel a megbízható adatbázis. A cél nem a tökéletes múltbeli rendrakás, hanem a jövőbeni hibák megszüntetése.

3. Rögzítsük az értesítési szabályokat és a felelősséget

A rendszernek nem szabad találgatnia, ki hoz döntést. Minden szerződéstípushoz legyen kijelölt üzleti gazda, és legyen világos, mi történik az első jelzés után.

Egy jól működő folyamat több szintű lehet. A szerződés gazdája például 90 nappal a kritikus dátum előtt kap feladatot. Ha 60 napon belül nincs státuszfrissítés, az operatív vezető is értesítést kap. Ha pedig 30 nappal a határidő előtt sincs döntés, a rendszer eszkalálja az ügyet az ügyvezető felé. Ez nem bizalmatlanság, hanem az üzletileg fontos döntések láthatóvá tétele.

4. Kössük össze a már használt rendszereket

A szerződéses határidők automatizálása akkor ad valódi eredményt, ha nem különálló szigetként működik. A szerződés dokumentuma lehet felhőtárhelyen, a partneradat CRM-ben, a jóváhagyási folyamat feladatkezelőben, a számlázás pedig pénzügyi rendszerben. Nem szükséges ezeket lecserélni csak azért, hogy az automatizáció működjön.

A megfelelő integráció a lényeges adatokat mozgatja a rendszerek között. Amikor egy szerződés státusza „hosszabbítás alatt” lesz, a kereskedelmi csapat feladatot kap, a pénzügy előkészítheti a következő időszakot, a vezető pedig egy közös nézetben követheti a nyitott ügyeket. Kevesebb az e-mailben elvesző kérdés és a duplán rögzített adat.

5. Ne csak emlékeztetőt, hanem munkafolyamatot építsünk

A leggyakoribb hiba, hogy az automatizáció megáll az e-mail-küldésnél. Egy értesítés könnyen elvész egy zsúfolt inboxban, különösen akkor, ha nem tartozik hozzá egyértelmű következő lépés.

Hasznosabb, ha az értesítés automatikusan létrehoz egy feladatot határidővel, felelőssel és a szerződés legfontosabb adataival. A feladat státusza legyen követhető: felülvizsgálat alatt, tárgyalás folyamatban, hosszabbítandó, felmondandó vagy lezárt. Így a vezetés nem csak azt látja, hogy hány szerződés jár le, hanem azt is, hol akadt el a döntés.

6. Mérjük azt, ami üzletileg számít

A rendszer sikerét nem az alapján érdemes mérni, hány automatizmus fut. Sokkal inkább az alapján, hogy csökkent-e a késedelmes döntések száma, mennyi adminisztrációt vett le a csapat válláról, és mennyi szerződés került időben újratárgyalásra.

Egy heti néhány órás manuális ellenőrzés éves szinten könnyen több száz munkaórává válik. Ha például csak heti 9 órát szabadít fel a központi nyilvántartás, az évente 468 óra. Ennél is fontosabb lehet azonban az a bevétel vagy költség, amelyet egy időben meghozott hosszabbítási vagy felmondási döntés megvéd.

Mikor nem érdemes azonnal automatizálni?

Ha a szerződésekből sem a dátumok, sem a feltételek nem azonosíthatók, előbb egy rövid folyamatfeltérképezésre van szükség. Ugyanez igaz akkor, ha a csapatban nincs kijelölt döntési felelős. Az automatizáció nem pótolja a vezetői döntést, csak megakadályozza, hogy a döntés túl későn kerüljön az asztalra.

Nem jó megközelítés az sem, ha a cég egyetlen nagy, mindent tudó rendszert akar bevezetni hosszú hónapok alatt. Kkv-knál jellemzően jobb egy jól körülhatárolt, nagy üzleti hatású folyamattal indulni, majd a tapasztalatok alapján bővíteni. Egy működő első verzió akár egy hónapon belül elkészülhet, ha a cél és a felelősségek tiszták.

A Sidekick Automations szemléletében ezért nem az eszköz kiválasztása az első lépés. Előbb azt kell megérteni, hol szivárog el idő, bevétel vagy vezetői figyelem, majd ehhez kell kialakítani a meglévő működésbe illeszkedő rendszert. A csapatnak pedig meg kell tanulnia használni is, különben az automatizáció csak egy újabb elfelejtett felület lesz.

A szerződéses határidők kezelése látszólag adminisztráció. Valójában üzleti fegyelem: annak biztosítása, hogy a cég ne utólag reagáljon a fontos szerződéses helyzetekre, hanem legyen ideje jó döntést hozni előttük.